POLITYKA PRYWATNOŚCI

Panelu Hurtowego B2B hurt-biosferapolska.pl

1§

Postanowienia Ogólne i Definicje

1. Niniejsza Polityka Prywatności (dalej: „Polityka”) określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób fizycznych korzystających z platformy B2B dostępnej pod adresem hurt-biosferapolska.pl (dalej: „Panel Hurtowy”).
2. Polityka ma charakter informacyjny i stanowi realizację obowiązku, o którym mowa w art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: „RODO”).
3. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z przepisami RODO, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami prawa polskiego i unijnego.
4. Administrator oświadcza, że stosuje zasady ochrony danych osobowych wynikające z RODO, tj. zasady legalności, rzetelności, przejrzystości, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności i poufności oraz rozliczalności.

2§

Administrator Danych Osobowych

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Hurtownia Biosfera Sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie (20-309) przy ul. Łęczyńskiej 5, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001002077, NIP: 9462722459, REGON: 523646792 (dalej: „Administrator”).
2. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw przysługujących na mocy RODO mogą się Państwo kontaktować z Administratorem za pośrednictwem adresu e-mail: [rodo@biosferapolska.pl].
3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), ponieważ nie ciąży na nim taki obowiązek prawny.

3§

Zakres Przetwarzanych Danych Osobowych

1. W związku z prowadzoną działalnością B2B Administrator przetwarza następujące kategorie danych:
   1. Dane rejestrowe i identyfikacyjne Klienta (Przedsiębiorcy): nazwa firmy, forma prawna, NIP, REGON, adres siedziby, adresy dostaw, numer rachunku bankowego (w celach rozliczeniowych, w tym w przypadku zwrotów lub reklamacji).
   2. Służbowe dane kontaktowe przedstawicieli Klienta: imię i nazwisko, stanowisko/funkcja, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu.
   3. Dane dotyczące transakcji: historia zamówień, dane do faktur, informacje dotyczące płatności, reklamacji i zwrotów.
   4. Dane techniczne: adres IP, logi systemowe, dane o przeglądarce i systemie operacyjnym, identyfikatory urządzeń oraz dane zbierane za pośrednictwem plików cookies (na zasadach określonych w § 10).
2. Administrator nie przetwarza szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO.

4§

Źródła Pozyskiwania Danych

1. Dane osobowe pozyskiwane są przede wszystkim bezpośrednio od Państwa podczas:
   1. Wypełniania formularza rejestracyjnego w Panelu Hurtowym.
   2. Składania zamówień.
   3. Kontaktu telefonicznego, e-mailowego lub za pośrednictwem innych kanałów komunikacji.
   4. Państwa aktywności w Panelu Hurtowym (dane techniczne, logi, cookies).
2. Administrator może również pozyskiwać dane rejestrowe przedsiębiorców oraz dane kontaktowe ich przedstawicieli z publicznie dostępnych rejestrów (np. CEIDG, KRS, REGON) w celu weryfikacji statusu kontrahenta.
3. Jeżeli przekazują Państwo Administratorowi dane osobowe innych osób (np. pracownika odpowiedzialnego za zamówienia), są Państwo zobowiązani do poinformowania tych osób o fakcie i zakresie przekazania ich danych oraz o treści niniejszej Polityki.

5§

Cele i Podstawy Prawne Przetwarzania Danych

Administrator przetwarza Państwa dane osobowe w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

6§

Odbiorcy Danych Osobowych

1. Państwa dane osobowe mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:
   1. Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora (procesorzy), podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych i są zobowiązane do zachowania ich poufności i bezpieczeństwa:
      1. Dostawcy usług IT, hostingu i wsparcia technicznego (np. DreamCommerce S.A. - dostawca platformy Shoper).
      2. Podmioty świadczące usługi księgowe i doradcze.

• Dostawcy systemów informatycznych wspierających działalność (np. systemy magazynowo-handlowe, CRM).

1. Kancelarie prawne (w przypadku konieczności dochodzenia roszczeń lub obrony praw).

1. Inni administratorzy danych:
   1. Firmy kurierskie i operatorzy logistyczni (np. UPS, DPD, Raben, DHL) w celu realizacji dostawy.
   2. Operatorzy płatności elektronicznych (np. PayPro S.A. – serwis Przelewy24) w celu obsługi płatności.

• Organy publiczne, takie jak urzędy skarbowe, policja czy sądy, w zakresie, w jakim jest to wymagane przez obowiązujące przepisy prawa.

7§

Przekazywanie Danych Poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

1. Co do zasady, dane osobowe przetwarzane przez Administratora nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
2. W przypadku, gdyby Administrator korzystał z usług dostawców, których centra danych znajdują się poza EOG (np. globalni dostawcy usług chmurowych), przekazanie danych nastąpi wyłącznie z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, w szczególności poprzez:
   1. zastosowanie standardowych klauzul umownych (SKU) zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
   2. przekazanie do państwa, w odniesieniu do którego Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony.
3. Mają Państwo prawo do uzyskania kopii informacji o zastosowanych zabezpieczeniach.

8§

Okres Przechowywania Danych

1. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a w szczególności:
   1. Dane związane z kontem Klienta i transakcjami: przez cały okres trwania współpracy handlowej oraz po jej zakończeniu, do czasu upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z zawartych umów (co do zasady do 6 lat od końca roku, w którym zakończono współpracę).
   2. Dokumentacja księgowa i podatkowa: przez okres wymagany przepisami prawa, tj. 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z daną transakcją.
   3. Dane przetwarzane na podstawie zgody: do czasu wycofania zgody, jednak nie dłużej niż jest to konieczne do realizacji celu, dla którego zgoda została wyrażona.
   4. Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu: do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub do czasu ustania tego interesu (np. dane marketingowe przez okres trwania relacji handlowej).

9§

Prawa Osób, Których Dane Dotyczą

1. W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych, przysługują Państwu następujące prawa:
   1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – prawo do uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są Państwa dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, prawo do uzyskania dostępu do nich oraz ich kopii.
   2. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – prawo do żądania niezwłocznego poprawienia nieprawidłowych danych lub uzupełnienia danych niekompletnych.
   3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) (art. 17 RODO) – prawo do żądania usunięcia danych, jeżeli nie są one już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub gdy zachodzi jedna z innych okoliczności wymienionych w tym przepisie.
   4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – prawo do żądania ograniczenia przetwarzania w określonych przypadkach.
   5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – prawo do otrzymania danych dostarczonych Administratorowi w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz prawo do przesłania tych danych innemu administratorowi (dotyczy danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub zgody).
   6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) – prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (np. marketingu bezpośredniego).
   7. Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) – w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody, mają Państwo prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
   8. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO, mają Państwo prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
2. W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt pod adresem e-mail: [rodo@biosferapolska.pl].

10§

Pliki Cookies i Inne Technologie

1. Panel Hurtowy wykorzystuje pliki cookies („ciasteczka”), czyli niewielkie pliki tekstowe przechowywane na urządzeniu końcowym Użytkownika (np. komputerze, smartfonie).
2. Stosowane są następujące rodzaje plików cookies:
   1. Niezbędne (techniczne): Wymagane do prawidłowego funkcjonowania serwisu, w tym do utrzymania sesji, obsługi koszyka czy zapewnienia bezpieczeństwa. Ich stosowanie nie wymaga zgody.
   2. Funkcjonalne: Pozwalają zapamiętać wybrane przez Użytkownika ustawienia i personalizować interfejs (np. język, region).
   3. Analityczne i Marketingowe: Wykorzystywane wyłącznie po uzyskaniu Państwa uprzedniej, dobrowolnej zgody. Służą do zbierania danych statystycznych o sposobie korzystania z serwisu (np. Google Analytics) lub do personalizacji treści marketingowych.
3. Mogą Państwo w każdej chwili zarządzać ustawieniami plików cookies za pośrednictwem ustawień swojej przeglądarki internetowej lub za pomocą baneru cookies dostępnego na stronie. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności Panelu Hurtowego.

11§

Zabezpieczenia Danych

Administrator stosuje adekwatne środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia ochrony przetwarzanych danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępem. Stosowane zabezpieczenia obejmują m.in. szyfrowanie połączenia (certyfikat SSL/TLS), systemy antywirusowe, kontrolę dostępu, regularne tworzenie kopii zapasowych oraz stały monitoring infrastruktury IT.

12§

Postanowienia Końcowe

1. Niniejsza Polityka Prywatności stanowi integralną część Regulaminu Panelu Hurtowego B2B.
2. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, technologii lub sposobu funkcjonowania Panelu Hurtowego. O każdej zmianie Użytkownicy zostaną poinformowani poprzez publikację nowej wersji Polityki na stronie internetowej Panelu oraz, w przypadku istotnych zmian, za pośrednictwem poczty elektronicznej.
3. Polityka wchodzi w życie z dniem 25 września 2026 roku.